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職場におけるコミュニケーションの重要性と改善の成功例
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2024.4.24
近年、職場におけるコミュニケーションの活性化に注目が集まっています。
HR総研が実施したアンケート結果によると、9割近くの企業が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」と捉えています。
（参照：HR総研：「社内コミュニケーション」に関するアンケート2024 結果報告）
背景としては、テレワークの普及や雇用形態の多様化などにより、企業を取り巻く環境が複雑化していることがあげられるでしょう。
この記事では、職場のコミュニケーションの重要性や、活性化による具体的なメリット、改善に成功した事例などを紹介していきます。
■職場におけるコミュニケーションの重要性
中小企業の場合、業務が細分化された大企業とは異なり、一人の社員が携わる仕事の範囲が広い傾向があります。そのため限られた人員で効率よく業務を行うためにはコミュニケーションが円滑であることが不可欠になります。
まず、職場のコミュニケーションを活性化することによって期待できるメリットを見ていきましょう。
メリット① 生産性の向上
コミュニケーションが活性化すると、作業効率がアップして生産性の向上につながります。お互いの進捗状況を把握できれば、遅れている人のフォローも可能になるでしょう。
また、休憩中のちょっとした雑談をきっかけに新しいアイディアが生まれることもあります。
メリット② 顧客満足度の向上
コミュニケーションが活性化されて生産性が向上すると、顧客に提供する商品やサービスの品質にも良い影響をもたらします。
社内の連携が取れていれば、顧客への対応も迅速に余裕をもって行えます。丁寧でスピード感のある対応は顧客満足度につながります。
メリット③ コンプライアンス違反の抑制
コミュニケーションを活性化して風通しの良い職場を作ることによって不正の芽を摘むことが出来ます。
メリット④ 離職率の低下
コミュニケーションを活性化することによって、ストレスを溜めにくく、働きやすい環境を作れます。モチベーションが低下気味の社員にいち早く気づいて、適切なフォローができれば離職率の低下につながるでしょう。
■コミュニケーション不足によるマイナスの影響
では次に、コミュニケーション不足によって、どのようなマイナスな影響があるのか見ていきます。
コミュニケーション不足① 生産性の低下
社員同士の情報共有がうまく行われていないと、作業効率が低下してしまいます。
事故やミスも起きやすくなり、商品やサービスの品質が悪くなる可能性もあります。
「伝達したつもりが十分ではなかった」「受け取り手が解釈を誤った」など原因はいろいろありますが、「ひとこと相談していれば起きなかったミス」は少なくないはずです。
コミュニケーション不足② 顧客満足度の低下
何かミスがあったときに、コミュニケーション不足では収拾するのに時間がかかります。結果的にトラブルが拡大して、商品やサービスの品質が悪くなってしまいます。当然顧客からの信頼の低下は免れません。
コミュニケーション不足③ コンプライアンス違反を招く可能性
コンプライアンス違反は昨今のSNSの普及により、想像以上の速さで広く知れ渡ります。そうなると顧客の信頼を失うだけでなく、企業は社会的に大きなダメージを負うことになります。
無知からくる「無自覚なコンプライアンス違反」も存在するので注意が必要です。
コミュニケーション不足④ 離職率の上昇
令和4年の厚生労働省の統計では「職場での人間関係」が離職理由の2位になっています。
コミュニケーション不足で人間関係がうまくいかないと、社員の退職につながります。せっかく育てた優秀な人材が他へ流出することは、企業にとって不利益になります。
■改善への取り組み・成功例
上記から職場のコミュニケーションの重要性について、お分かりいただけたかと思います。
しかし、具体的にどのような改善方法があるのでしょうか。
ここからは改善に成功した例とあわせて、ヒントを挙げていきます。
・1on1（ワンオンワン）ミーティング
人材育成手法の一つで、上司と部下が一対一で対話するのが基本です。15〜30分ほどの短時間で、週1回や月1回といった高頻度で行われます。従来からある「個人面談」とは違い、上司が一方的に指示を与えたり、評価を下したりするのではなく、あくまでも相互の対話を目的としています。
【事例】株式会社ミクシィの1on1ミーティング
ミクシィの1on1ミーティングの始まりは、社員の中からの自然発生だったそうです。今では上司と部下の間にとどまらず、別の部署の社員との間でも行われていて、縦にも横にも風通しの良い職場を実現しているようです。
ミクシィといえばSNSの先駆けの企業です。「コミュニケーションをつくる企業」だけあって一歩先に進んでいる印象です。
（参照：自然発生ではじまり、定着したミクシィの1on1！企業文化を育み、アップデートする秘訣とは）
・フリーアドレスの導入
フリーアドレスとは、社員が固定席を持たずに毎日異なる席で業務を行うワークスタイルのことです。メリットの一つにコミュニケーションの活性化があります。
【事例】株式会社ソフィアのフリーアドレス
フロアが狭くて机が置けないという事情から導入したフリーアドレスで、結果的にコミュニケーションが活性化して働きやすくなったという事例です。
結局いつも同じ席に座ってしまう、ということがないように毎日くじ引きで席を決めるなど工夫をされています。実際に導入してから一年後の率直な感想も興味深いです。
（参照：フリーアドレスを、社員21人の小さな会社でやってみた。）
（参照：フリーアドレスを、社員21人の小さな会社でやってみた。 〈効果測定・社長インタビュー編〉）
■コミュニケーションと標語・スローガン
職場で改善を図るために用いられるのが、標語やスローガンといったものを設定する方法です。適切な標語やスローガンを設定することによって、共通の目標や価値観を共有し、全員が同じ方向を目指していくことができます。
スローガンの作成方法について参考になる事例を紹介します。
（参照：スローガンの効果的な作成方法と従業員の心に響かせる成功事例）
■職場のコミュニケーションのアンケート
ここまでは改善の重要性や方法について見てきましたが、実際に現状の職場のコミュニケーションは円滑なのか、社員はどう思っているのかを判断するのが難しいと思われる方もいるかと思います。
従業員満足度調査のサービスを利用するのも一つの方法です。
従業員満足度調査に特化したサービスをいくつか紹介していきます。
【ラフールサーベイ】
【SOMPOヘルスサポートLLax forest】
https://www.sompo-hs.co.jp/llax_forest/
【ミツカリ】
https://mitsucari.com/lp/engagement
■自身のコミュニケーションスキルのテスト
また、ご自身のコミュニケーションスキルに問題がないか気になる方にはコミニュケーションスキルをテストするサービスもありますので活用してみてください。
（参照：日本コミュニケーション能力認定協会）
資格取得のためのサイトですが無料でできる簡易テストがあります。
https://www.ca-japan.org/diagnostics/
（参照：株式会社ダイレクトコミュニケーション）
■情報共有とコミュニケーションの関係性
情報共有は、ビジネスにおいて業務を円滑に行うために欠かせない要素です。例えばコミュニケーションが取れていて、情報共有が適切にされている職場では、顧客から問い合わせがあったときに、担当者が不在でも迅速に対応することができます。
最近はオンラインで情報をストックして共有できるツールを、多くの企業が使用しています。
しかし、情報だけが共有されていても、「受け取った情報をもとにどう動くか」がわからなければ業務は円滑に進まないでしょう。
このことからも、コミュニケーションと情報共有には密接な関係があることがわかります。
対面でのコミュニケーションが難しい時には、チャットや会議ができるツールもあります。テレワークなど多様な働き方にも対応できる情報共有ツールは、これからますます重要になってきます。
便利なツールも取り入れながら、職場のコミュニケーションを活性化して、業務の効率化と生産性の向上につなげていきましょう。