中小企業における勤怠管理の必要性、注意点、管理方法（勤怠管理ツール10選）

■勤怠管理の必要性

2019年に「働き方改革関連法案」によって時間外労働の上限規制が導入され、守らない企業には罰則が科せられるようになりました。

また、「客観的記録による労働時間の把握」については、ガイドラインによる取り決めだったものが義務化されました。

労働時間の記録に関する書類の保存期間も、2020年の労働基準法の改正によって、3年間から5年間に延長され、企業はこれまで以上に適切に勤怠管理を行うことを求められています。

■勤怠管理をする必要がある4つの項目

以下の4項目を必須項目として、使用者は管理する必要があります。

1.労働日ごとの始業時刻・終業時刻

2.日別の時間外労働（残業）時間数

3.日別の休日労働時間

4.日別の深夜労働時間

■勤怠管理・労働時間管理の方法

以前はタイムカードで管理するのが一般的だったため、締め切り日に手作業で集計作業を行う必要がありました。ICカード式のタイムレコーダーが普及したことで紙のタイムカードは減ってきたかもしれませんが、時間外についてはまだExcelなどを使用して集計している企業も多いのではないでしょうか。

パソコンやネットサービスが普及した昨今では、打刻から申請、集計までできる勤怠管理システムがたくさんあります。集計作業が効率化するだけでなく、従業員も自分の時間外状況や有給日数などをリアルタイムで確認できるようになり、時間外労働の抑制や有給の取得忘れ防止など多くのメリットがあります。

■未払賃金問題

未払賃金問題について、たびたび報じられますが、昨今では、これまであまり耳にしなかった学校法人などでも、未払賃金問題が表面化しているようです。

2024年には働き方改革の中で、上限規制が5年猶予のあった「建設業・ドライバー・医師」も規制対象となり、勤怠管理に関しては、これまで以上に社会に厳しい目で見られるようになります。

令和5年の7月に労基の監督指導結果が公表されています。

引用：賃金不払が疑われる事業場に対する監督指導結果（令和４年）を公表します

サイト内にリンクされている「【別紙】監督指導結果等」によると、使用者が指導を受けて賃金を支払った件数が前年度と比較して増加しているのがわかります。

■打刻と実態の乖離の問題もある

まずは打刻を確実に行っていくことが大切ですが、従業員の打刻と実労働時間の乖離も問題となってきています。前述の労基の監督指導結果のレポートにも、打刻と実労働時間の乖離に関する事例があげられています。サービス残業が常態化していないか調査を行い、業務の効率化など先を見据えた対応が必要になります。

■勤怠管理システムに使える補助金等

ICTを活用し勤怠管理システムを導入しようとした場合、交付申請を行うことで「IT導入補助金」を利用できる可能性があります。

IT導入補助金とは中小企業・小規模事業者が、生産性向上を目的としてITツールを導入する際に利用できる補助金のことで、IT導入補助金2024 サイトから申請することが出来ます。

勤怠管理システムを申請する場合「通常枠　1プロセス以上」という区分になり、ソフトウェアだけでなく、オプションや導入に必要な役務に必要な費用も補助対象になります。

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〈補助対象〉

・ソフトウェア購入費、クラウド利用料（最大2年分）

・オプション（機能拡張・データ連携ツール・セキュリティ）

・役務（導入コンサルティング・導入設定 ・マニュアル作成 ・導入研修・保守サポート）

〈補助額〉

補助率1/2以内　5万円以上、150万円未満　　（※2024年5月時点の情報）

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【重要】補助金を申請するに当たっての要注意事項

※ITツールは、あらかじめ登録された「IT導入支援事業者」が提供するITツールの中から選択する必要があり、ツールはサイト内で検索できます。

※交付決定前にITツールの契約や発注をしてしまうと補助金が交付されません。まず交付申請を行うことが重要です。

☆まずはサイトで申請・導入までのフローを確認し、理解を深めるところから始めましょう。

■勤怠管理サービス10選

ジョブカン勤怠管理

シンプルな操作性で出勤管理、シフト管理、代休管理、休暇・申請管理、工数管理などが可能なツール。機能の組み合わせによって料金プランが変わります。

Touch on Time

勤怠、時間外の集計、休暇管理、シフト管理、ワークフローなど、追加料金なしで使用できます。打刻方法もタイムレコーダーからスマホまで各種選べます。

KING OF TIME

勤怠管理以外にも人事労務や給与計算、年末調整、データ分析、システムログなど、すべての機能が追加料金なしで利用できます。データが最大5年間バックアップされるのも安心です。

MC事務時管

クラウドもしくは、自社のネットワーク内での使用も選べる勤怠管理システム。専用のICカードリーダー「Green Nuts Plus」や、スマホの顔認証アプリでの打刻が可能です。

奉行勤怠管理クラウドﾞ

従業員が効率よく使える勤怠管理の仕組みを備えたクラウドサービス。打刻、申請から分析・マネジメントまでの勤怠管理業務をすべてデジタル化することで勤怠管理の手間を削減できます。

Edge Tracker 勤怠管理

スマホやタブレット端末対応で外出先からも残業時間や出退勤の申請ができるクラウドシステム。交通系ICカードから経路や交通費を読みこむ機能や、領収書やレシートをスマホで撮影して申請できるOCR機能などもあります。

セコムあんしん勤怠管理サービス

クラウド型の勤怠システム。 シンプルで使いやすい操作性でさまざまな打刻方法に対応。 各種給与ソフトとの連携も可能です。データ分析機能も搭載されていて、情報を有効に活用することができます。

ハーモス勤怠

クラウド型の勤怠管理システムで、勤怠管理、休暇管理、ワークフロー、残業アラートなど必要な機能が揃っていて、ローコストで利用できます。

freee勤怠plus

クラウド型の勤怠管理システム。シンプルで直感的な操作性が特徴で、打刻、勤怠の集計・確認、給与ソフト連携まで全てオンラインで完結できます。

jinjer勤怠

クラウド型の勤怠管理システム。マルチデバイス完全対応で、どこからでも打刻・勤怠管理ができます。残業時間の超過や、有休休暇の未取得を通知するアラート機能があります。