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中小企業におすすめのワークフローシステム、導入のメリット・選び方
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2024.7.30
■ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、会社内で行われる稟議、申請、承認などの一連の手続きを自動化する仕組みやソフトウェアのことです。「電子稟議システム」や「電子承認システム」などと呼ばれることもあります。
■グループウェアとの違い
グループウェアとは？
グループウェアは、社内で情報共有をするためのソフトウェアです。チャットや掲示板、ファイル共有、スケジュール管理などが代表的な機能ですが、製品によってはワークフロー機能を搭載しているものもあります。
ワークフローシステムとグループウェアの違い
ワークフローシステムは「申請・承認」に特化したシステムと言えますが、グループウェアは前述のとおり多くの機能を備えています。
■ワークフローシステム導入のメリット
業務の効率化
アナログによる申請は「申請書の様式を調べる」「計算して記入する」「決裁者が誰なのかを調べる」「決裁者にハンコを」もらう、など多くの工数があります。ワークフローシステムを使用すると、申請する項目を選択して入力するだけで申請が完了できるため、効率的に申請することができます。
申請・承認の迅速化
クラウド型でモバイル対応の製品であれば外出先からでも承認が可能なため、決裁を急ぐ場合にも対応可能です。また、承認状況が簡単にわかるので決裁の滞留を防止できます。
柔軟なワークスタイルへの対応
クラウド型のワークフローシステムであれば、ネット環境があればどこからでも申請できるため、テレワークにも対応できます。
属人化の防止
承認業務の管理を特定の担当者が行うのではなく、誰でも同じ手順で申請できるようになるため、業務が標準化され属人化を防ぐことが出来ます。
内部統制の強化
ワークフローシステムでは正しい手順を踏まなければ承認されないため、不正の発生リスクを減らせます。
また、申請・承認の流れが可視化されることでブラックボックス化を防ぎ、内部統制を強化できます。
ペーパーレス化
紙の申請書の場合ファイリングをして、決められた期限まで保存して、最終的に破棄をする作業が発生します。電子化することで用紙代を削減するだけでなく、保管スペースも不要になります。
■中小企業に適したワークフローシステムの選び方
承認フロー構築が複雑すぎない、シンプルなものを選ぶ
中小企業の場合、使用用途が申請・承認・回覧がメインになり、複雑な承認プロセスは必要ないことが多いようです。理解しやすく直感的操作ができるものを選びましょう。
サポートやユーザーコミュニティがある
サポート体制が整っている製品を選べば、何かトラブルが発生した時に安心です。
現在の複雑な承認ルートに対応する製品を探す前に、まずフロー改善
ワークフローシステムの導入とあわせて、承認ルートの見直しや改善も行いましょう。
■導入時の課題
ワークフローシステムを導入するにあたり、課題となることもあるでしょう。
選び方と重複する部分もありますが、以下のようなものが考えられます。
導入を行うにあたり、ITに詳しい人材がいない
中小企業の場合、専任のシステム管理者がいないことが多いため、導入しても活用できるのか懸念される場合もあるかもしれません。まずは機能がシンプルなものを選択し、サポート体制が整った製品を選ぶことが重要です。
利用者のITリテラシーの不足から導入への反発が起こる
ITに苦手意識を持つ社員がいると「ITはよくわからない」と反発が起こる可能性があります。しかし、今後人手不足が深刻化していくことにより、ITによる業務の効率化は避けることができなくなってきます。従業員のITリテラシーの底上げを目的とした社内教育を行い、理解を求めることも大切です。
業務フローが変化することに対して抵抗が起こる
ワークフローシステムには製品によっては、これまで使用していたWordやExcelのフォーマットをインポートできるものもあり、入力の仕方などはあまり変わらないものもあります。社員には「これまでとどう違うのか」「どのようなメリットがあるのか」を具体的に説明することが重要です。
■おすすめの中小企業向けワークフローシステム
クラウド型で使いやすさにこだわったシンプルで簡単な操作性が特徴。初期費用が無く、ローコストなため導入しやすいです。メール・チャット・電話による幅広いサポート体制も整っています。
プログラミングや専用ソフトは不要で、申請書はExcelベースで作成。ネット環境とExcelがあれば始められる手軽さが魅力のクラウド型サービスです。サポートはオンラインのみとなっていますが、設定方法などを動画で解説する「コラボフロー活用支援サイト」があります。
クラウド型ワークフローシステムで、今使っている申請書（WordやExcelなど）を見た目はそのままに電子化。専用アプリでスマホでも利用可能です。電話やメールでのサポートの他、担当者が自己解決するための情報源となるサポートサイトもあります。
Kintoneはノーコードで業務アプリが作れるツールです。ワークフローに特化しているわけではありませんが、ワークフローのアプリも作成することが出来ます。色々な用途でITを活用したい企業の場合、選択肢に入るでしょう。