中小企業でフリーアドレスを導入するメリット・デメリット、導入後の注意点

■フリーアドレスとは

フリーアドレスとは社員が固定席を持たずに、仕事の内容や気分によって自由に席を選んで働くワークスタイルのことです。

ノートパソコンなどのモバイルデバイスを活用して業務を行い、書類や事務用品は共有スペースに保管します。必要に応じて集中して作業ができるブースや、立ったままパソコン作業が行えるスタンディングデスクなどを設置することもあります。

フリーアドレスを導入する企業が増えてきている背景に、ICT（情報通信技術）の進化と、新型コロナウィルスの感染拡大や働き方改革の推進によって、多様で柔軟な働き方が定着してきていることがあげられます。

■フリーアドレスのメリット

〔社内コミュニケーションの活性化〕

座席を固定しないことで、他部署の社員とも会話する機会が生まれます。異なった視点を持つ人とのコミュニケーションは、新たな知見を得ることや、これまでにないアイディアの創出につながります。

〔生産性向上〕

フリーアドレスを導入すると、社員はその時の業務内容に合わせて自由に座席を選択できるようになります。その結果、業務が効率化し生産性が向上します。

〔オフィスのスペースを有効利用できる〕

リモートワークや外出によって在席率が低い社員の座席を削減、最適化することで、空いたスペースを他の用途に有効活用できます。一日当たりの出社人数によっては、オフィスを移転・縮小して大幅にコストを削減できる可能性もあります。

〔組織変更への対応が容易になる〕

フリーアドレスでは座席と個人が紐づいていないため、組織変更の際にもデスクのレイアウト変更が不要になります。また、人員増加にも柔軟に対応できます。

〔オフィス環境の美化〕

オフィスがフリーアドレス化されると、業務終了時にデスクを元通り片付けることが必須となります。そのためデスク周りを、常に整頓された状態に保てるようになります。

すっきりしたオフィスは訪問者にも好印象を与えられるでしょう。

■フリーアドレスのデメリット

〔人を探すストレス〕

フリーアドレスのデメリットとして、誰がどこで仕事をしているのかわかりにくいことがあげられます。

来客時や電話の取次ぎ、何かを相談したい時などに、人を探す手間が発生する可能性があります。

〔書類や持ち物の管理が煩雑になる〕

デスクに個人用の引き出しやワゴンがなくなることで、書類や事務用品などの持ち物の管理が難しくなります。業務終了時には元通りに片付ける必要があるため、それを煩わしく感じる社員もいるかもしれません。そのため何らかの工夫やルールの設定が必要になってきます。

〔集中力の低下〕

フリーアドレスのオープンなオフィスレイアウトは、コミュニケーションが活性化しやすいメリットがある一方、自分の業務に関係ない会話や電話の声も耳に入ってくることになります。そのため、作業内容によっては集中しづらくなることもあるでしょう。

〔導入コストがかかる〕

オフィスレイアウトの変更に伴う費用や、フリーアドレスに欠かせない各種デバイスの購入など、導入に当たって大きなコストが発生します。

〔フリーアドレスが形骸化しやすい〕

社員がいつのまにか同じ座席に座るようになり、席が固定してフリーアドレスが形骸化してしまう場合があります。

■中小企業での導入の注意点、導入のポイント

〔フリーアドレスの目的を社員に浸透させる〕

多くのメリットがあるフリーアドレスですが、いつの間にか席が固定して形骸化してしまうことがあります。導入にはコストもかかっているはずで、フリーアドレスのメリットを享受せずにあきらめてしまうのは非常にもったいないことです。

フリーアドレスの失敗の一因としてあげられるのが、社員がフリーアドレスの意義や目的を理解していないということです。まず、社員全体にフリーアドレスの目的を浸透させてから導入することが重要です。

〔座席が固定化しないようにする〕

フリーアドレスの目的は理解していても、ついお気に入りの場所や、気の合う人の隣に座ってしまいがちになり、座席が固定化してしまうことがあります。

座席の固定化を防ぐには、抽選で決めるのがおすすめです。

最近は座席管理のツールやアプリがたくさん出ているので、活用してみるのも一つの方法です。

フリーアドレスの問題の一つである、「どこに誰がいるのかわからない」という点についても、アプリで確認できるため同時に解決できる可能性があります。

便利な座席管理ツールを紹介します。

らくーざ

らくーざは個人の抽選だけでなく、２～６人でのグループ抽選や座席種別の抽選も可能なため、ミーティングなどでまとまった座席を確保するときにも便利です。

また、どこに社員がいるのか在席情報を把握できる機能もあります。

スマートフォンやタブレットにも対応しています。

Colorkrew Biz

Colorkrew Bizは座席管理の他にQRコードによる備品管理やロッカーを使用した荷物の受け渡し、弁当代などのキャッシュレス決裁など生産性向上に役立つ機能を備えています。スタンダードプランは月額40,000円で300名まで対応するので、従業員数が多い企業におすすめです。

YourDesk

YourDeskは座席管理（予約、ランダム抽選機能）の他にミーティングの時に便利な複数予約や代理予約もできます。

パソコン、スマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに対応しているほか、社員証（Felica/Mifareカード）を使用してログインする方法もあります。

〔書類や個人の荷物の収納場所を準備する〕

フリーアドレスを導入するにあたり、ペーパーレス化を進めることが不可欠ですが、紙の書類を全て無くすのは難しいでしょう。社内で共有する書類を収納するキャビネットは、社員がアクセスしやすい場所に設置し、どこに何があるのか誰が見てもわかるようにすることが重要です。

また、事務用品はモバイルバッグのようなものを活用するのか、一か所で管理するのか、社内でルールを決めて運用する必要があります。

その他に、個人の荷物を入れるロッカーがオフィス内にあると便利でしょう。

〔集中ブースの設置〕

フリーアドレスには、「集中しづらい」という課題がありますが、作業に集中したい時に使用する、「集中ブース」を設けることで周囲の視線や音を気にせずに作業することができます。

集中ブースはオンラインミーテイングやWeb会議にも使用できます。

遮音性の高い個室型ブースや、パーテーションで囲うタイプなど、予算や使用用途に応じて検討しましょう。

■中小企業でフリーアドレスを導入した実例

フリーアドレス導入をきっかけに、整理整頓が習慣化し、社員の意識も変化。ＤＸ化にも取り組み、生産性が向上した建設企業の事例。

引用：建設業に新しい風！フリーアドレスでオフィス変身　災害派遣で管工事の社会認知促進　Instagramで積極発信　北澤工業（新潟県）

フリーアドレスで部所属、部署、年齢を問わないコミュニケーションが充実。最初は抵抗があった毎日のデスクの片付けも定着し、常に広々としたスペースで仕事ができるようになった。社員が「人に見せたい」と自慢に思えるオフィスを実現。働き方改革やＤＸ化に取り組む建設会社の事例。

引用：門倉組の新オフィス【後編】フリーアドレス導入の成功とDXの加速

チーム力強化を目指してフリーアドレスを導入。紙の文書を徹底削減することで、空いたスペースを有効活用して広々したオフィスに拡張した工務店の事例。

引用：電子黒板とフリーアドレスでオフィス改革　働きやすい環境でチーム力発揮　世古工務店（三重県）

山岸製作所では随時無料オフィス見学を行っております。フリーアドレスを採用した弊社のオフィスには2024年8月現在、1,262社2,682名の方にご来社いただいています。北陸三県の企業様は是非この機会にオフィス見学にお越しください。

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